Käivita tulemuslik töö- ja puhkeaja korraldus!
14.01.2014
Umbes kaks aastat tagasi saatis autojuhtide tööinspektor ühele tuntud Eesti transpordiettevõttele kirja, et soovib külastada ettevõtet autojuhtide töö- ja puhkeaja kontrollimiseks. Ettevõttel paluti esitada 20 autojuhi tööaja nõuete täitmist tõendavad dokumendid – salvestuslehed, digitaalsed andmed ja muud tõendid. Aega selleks anti kaks nädalat. Töö- ja puhkeaja korralduse taset mainitud ettevõttes võis sel hetkel lugeda olematuks. Kas tuleb tuttav ette?
Sellest kirjast sai alguse tulemusliku autojuhtide töö- ja puhkeaja korralduse süsteemi loomine, kuhu kutsuti mind appi.
Esimesena tegime selgeks, millised andmed on olemas ja mis on puudu. Selgus, et siiani polnud keegi ettevõttes süsteemselt autojuhtide andmetega tegelenud ning enamus autojuhtide töö- ja puhkeaja salvestistest on puudu. Olemasolevad salvestuslehed olid süsteemitult asetatud pappkasti või vedelesid kusagil lauanurga peal. Mäletan, et asjaosalistel käis peast läbi mõte, et kas kuidagi on võimalik tagantjärgi kontrollialust perioodi nn „siluda“, kuid võtsin rangelt eesmärgiks olla aus. See, mis on olnud – jäägu, kuid olulisem on see, mida saame edaspidi ära teha.
Tööinspektor fikseeris küll meeletul hulgal rikkumisi ja esitas ettekirjutuse, aga meie olime astunud sammu, mis tänaseks on käivitanud ettevõttes organiseeritud ning tulemusliku töö- ja puhkeaja korralduse süsteemi, mida alljärgnevalt ülalmainitud ettevõttele toetudes kirjeldan. Loodetavasti on see abiks ka paljudele teistele transpordifirmadele.
Võimalus saada asjad kiiresti kontrolli alla
Olen loonud neljaetapilise mudeli, mida rakendades saab ettevõttes kiiresti asjad kontrolli alla ja rikkumisi vähendada. Paljude ettevõtete jaoks on selgusetu, et mida peab tegema ja kuidas seda teha.
1. Andmete kogumine
Enne tööinspektori tulekut koostasime tegevusplaani, mille esimene tegevus oli andmete kogumise käivitamine. Üldine seadusega pandud kohustus on, et ettevõte peab säilitama autojuhi töö- ja puhkeaja salvestisi vähemalt 365 päeva ja iga päeva kohta. Digitaalse sõidumeeriku kasutajad peavad vähemalt iga 28 päeva tagant andmed juhikaardilt ja iga 90 päeva tagant andmed digitaalsest sõidumeerikust alla laadima. Samuti tuleb arhiveerida ka muud tõendid nagu puhkelehed, väljatrükid, remonditõendid, laevapiletid ja pardakaardid, hotellitšekid, käsitsi kanded jne. Viimase 28 päeva juhi töö- ja puhkeaja andmed ning tõendusmaterjalid peavad olema juhi käes, et neid oleks politseil võimalik teel olles kontrollida. Üle 28päevased tuleb arhiveerida ettevõttes.
Andmete kogumiseks läheb vaja kolme olulist asja:
- Juhi või sõidukite kaupa süstematiseeritud andmete arhiivi (näiteks riiulisüsteem, kus igal juhil on oma dokumentide lahter)
- Digitaalse sõidumeeriku andmete allalaadimise seadmeid ja tarkvara
- Enesekehtestamise võimega töötajat, kes tegeleb andmete kogumisega ja süsteemi käivitamisega (suurema töötajate arvuga ettevõtete puhul).
Kui andmete kogumine toimib, on olemas baas järgmiseks sammuks. Tasub meeles pidada, et mida rohkem on andmeid kokku kogutud, seda suuremaks kasvab üldjuhul rikkumiste arv ja ka finantsiline risk trahvide näol. Nüüd tuleb kiiresti tegutseda ja käivitada teine etapp – andmete analüüs. Väga paljud transpordiettevõtted aga edasisi samme ei tee, sest puuduvad ressursid, teadmised ja eesmärk.
2. Andmete analüüs
Analüüsi eesmärk on vähendada rikkumiste arv miinimumini. See on võtmesõnaks autojuhtide töö- ja puhkeaja korralduse süsteemi tulemuslikuks toimimiseks. Edasi muutub tegevus ka juba põnevamaks ning pakub üsna palju pinget.
Millega ja kuidas analüüsi teha? Analüüsi teostamise ühe komponendina kasutan alati TachoScan analüüsi ja arhiveerimise tarkvara, sest sama tarkvara kasutavad rikkumiste avastamiseks ka Tööinspektsioon ja Eesti Politsei. Samuti kurikuulus Poola politsei ja veel ca 9 riigi kontrollorganid. Sama tarkvara soetasime ka vaatluse all olevasse transpordiettevõttesse ning saime enim probleeme tekitanud rikkumistest kiiresti pildi ette. Saime teada, millele peame hakkama rõhku asetama, et rikkumistest sõna otseses mõttes vabaneda. Tarkvaraga saab analüüsida nii digitaalse sõidumeeriku andmeid kui ka salvestuslehti, mis tarkvarasse skaneerituna digitaliseeruvad.
TachoScani funktsioonidest enimkasutatavad on:
- Andmete järjepidevuse kalender – võimaldab kiiret ülevaadet olemasolevatest andmetest ning kuvab päevad, mil andmed puuduvad (meenutan 365 päeva reeglit)
- Juhi rikkumiste aruanne – loetelu juhtide töö-, sõidu- ja puhkeajarikkumistest koos visuaalse päevaste ja nädalaste tegevuste graafikuga. Rikkumistel on alati juurest ka selle kestvus ning visuaalselt näidatud, et kus rikkumine juhtus. Samuti kuvatakse konkreetne seadusepunkt, mida rikuti. Nii on hea juhile rikkumist selgitada ja juhendamist läbi viia.
- Rikkumiste selgitamise blankett – aset leidnud rikkumisele saab juht lihtsalt selgituse või põhjenduse kirjutada. Blanketil on peal visuaalne päeva graafik, detailne tegevust ajatabel ning rikkuse kestvus ja seadusepunkt, mida rikuti.
- Juhtide rikkumiste kokkuvõte – võimlik kõikide juhtide töö- ja puhkeaja alaste rikkumiste kiire kokkuvõte moodustada koos potentsiaalsete trahvisummade kuvamisega.
- Puhkelehtede moodustamine – lihtne, vaid mõne klikiga teostatav puhkelehe koostamine
- Tööajatabelid – need on juba tarkvaras olemas.
TachoScan tarkvara on võimas tööriist, kui seda teadlikult kasutada, kuid analüüsi teostamine ilma töö- ja puhkeaja reeglite tundmiseta ei toimi. Kui andmete kogumine töötab ja analüüs toimib, hakkab edasine töö reaalset tulemust tooma.
3. Tagasiside
Ligi aasta möödudes töö- ja puhkeaja korralduse süsteemi käivitamisest antud ettevõttes nägime, et rikkumised pole kuhugile kadunud. Ometi on meil andmete kogumine ja analüüs korralikult tööle saadud. Selle aja jooksul märkasime, et osad juhid olid väga usinalt oma andmeid arhiivi toomas ja soovides ka teada, et milline on nende rikkumiste seis, samas teised tegid seda üsna vastumeelselt. Midagi tuli ette võtta.
Käivitasime süsteemse tagasiside andmise. Reegel – iga nädal toimub vähemalt ühe juhiga põhjalik kolme kuni kuue kuu rikkumiste analüüs. See info peab jõudma kõikide juhtideni. TachoScani abil on ääretult lihtne moodustada näiteks kolme kuu rikkumiste raport, kus on kirjas kõikide rikkumiste üldarv ja seejärel kõik nädalad visuaalselt koos tegevuste ning rikkumistega lahti kirjutatud. Rikkumised selgelt äratuntavalt ära näidatud. Iga rikkumist eraldi analüüsides hakkab selguma, kas tegemist oli juhipoolse rikkumisega, mis võis tuleneda sõidumeeriku valest kasutamisest, reeglite mittetundmisest, reeglite eiramisest või siis on probleem töökorralduses.
Vestlus juhiga osutus kõige väärtuslikumaks tegevuseks. Saime teada rikkumiste tegelikud allikad ning oskasime neid tulevikus ära hoida. Saime alati väga head nõu autojuhi enda käest ning nägime täpselt seda, mida autojuhid peavad õppima või oma tegevuses muutma. Ka ettevõtte juhatus nägi täpselt, et osaliselt on senine töökorraldus põhjustanud töö- ja puhkeaja reeglite rikkumisi ilma, et juht ise selles süüdi oleks. Algas meeletu areng. Rikkumised vähenesid silmnähtavalt. Töö planeerimisel oskas ettevõte rohkem arvestada juhtide töö- ja puhkeaja nõuetega.
4. Vajadusest lähtuv koolitus
Andmete kogumise, andmete analüüsi ja juhtide tagasiside põhjal koostasime konkreetse koolituse kava, kus rääkisime ainult nendest teemadest, mida juhtidel ja ettevõttel oli vaja. Hästi fokusseeritud sisekoolitus aitab kokku hoida ettevõtte ressursse ning on kõige kasulikum.
Koolitus ettevõttes peaks olema järjepidev. Analüüsisime juhte ja leidsime üles inimesed, kellel oli rikkumisi vähe ja kes oskasid sõidumeerikuid õigesti kasutada. Määrasime nad sisekoolitajateks, et pakkuda abi teistele, kes vajavad oskusi juurde. Tihti piisab ka mõneminutilisest nõuandest ja ettenäitamisest kolleegi poolt, et edaspidi rikkumisteta tegutseda. Süsteemi käivitamise lõpptulemusena avastasime ühtäkki, et autojuht, kes oli ettevõttes nn „must lammas“ ja tuntud rikkuja, ei omanud mitme viimase kuu vältel ühtegi töö- ja puhkeaja alast rikkumist. Nägime, kuidas see info mõjus töötajale, kes tundis enda üle uhkust ja oli väga motiveeritud. Ka teised nägid, et see on võimalik. Ja kõik teadsid, et peatselt on käes nende kord järjekordse pikema analüüsi teostamiseks ja tagasisideks.
Valmisolek ja ressursid
Ettevõttes tulemusliku töö- ja puhkeaja korralduse süsteemi loomine on pikaajaline protsess ning sõltub ettevõtte valmisolekust seda ellu rakendada. Üleöö ei juhtu midagi. Antud ettevõttel võttis tulemuste saavutamiseks aega peaaegu kaks aastat, kuid usun, et ka poole aastaga on juba võimalik häid tulemusi saavutada.
Süsteem eeldab valmisolekut ja ressursse:
- investeeringuteks – allalaadimise seadmed, tarkvara, süsteemi loomine
- töötajate arenguks – koolitused, konsultatsioon
- tööaja eraldamiseks – kogu tegevuse koordineerimine võib võtta ühe inimese kogu tööaja
- suhtumise muutmiseks – ega reeglid kuhugi ei kao, pigem karmistub kontroll ja suureneb finantsiline risk trahvide näol, „täidame reegleid, kuid võtame maksimumi“.
Ametikoolitus OÜ pakub välja lahendused kõikidele autojuhi töö- ja puhkeaja korraldusega seonduvatele tegevustele transpordiettevõttes, mistahes seisus parasjagu antud valdkond ettevõttes on. Oma kogemustele tuginedes ning TachoScan analüüsi ja arhiveerimistarkvara kasutades, saame kiiresti luua toimiva töö- ja puhkeaja korralduse süsteemi. Praktilised tehnikad ja oskused ettevõttes töö- ja puhkeaja korralduse süsteemi loomiseks saab meie selleteemalistelt koolitustelt, mille kohta leiab infot internetist www.autosert.ee.
Ametikoolitus OÜ on TachoScan analüüsitarkvara ja allalaadimise seadmete ametlik esindaja ja koolitaja Eestis.
