Организуйте эффективное рабочее время и время отдыха!
14.01.2014
Около двух лет назад инспектор труда водителей выслал одному известному транспортному предприятию Эстонии письмо о том, что желает посетить предприятие с целью контроля рабочего времени и времени отдыха водителей.
Предприятие просили предоставить подтверждающие выполнение требований рабочего времени 20 водителями документы – регистрационные листы, дигитальные данные и другие доказательства.На это дали две недели времени. Уровень организации рабочего времени и времени отдыха на упомянутом предприятии мог на тот момент считаться несуществующим. Вам это знакомо?
С этого письма берёт начало создание результативной системы организации рабочего времени и времени отдыха водителей, куда меня пригласили для оказания помощи.
Для начала мы выяснили, какие данные имеются, и чего не хватает. Оказалось, что до сих пор никто на предприятии не занимался системно данными водителей, и рабочее время и время отдыха большинства водителей в накопителях отсутствует. Существующие регистрационные листы систематически складывались в картонную коробку или валялись где-то на углу стола. Помню, что у причастных в голове появлялась мысль, что как-то можно задним числом что называется «сгладить» подконтрольный период, но я строго решил быть честным. То, что было, пусть остаётся, но важнее то, что мы будем делать в дальнейшем.
Инспектор труда зафиксировал несметное число нарушений и выдал предписания, а мы предприняли шаги, которые на сегодня запустили на предприятии организованную и результативную систему организации рабочего времени и времени отдыха, которую я опишу ниже, опираясь на вышеупомянутое предприятие. Надеюсь, что это поможет и многим другим транспортным фирмам.
Возможность быстро взять дела под контроль
Я создал четырёхэтапную модель, внедрив которую можно быстро взять под контроль дела предприятия и сократить нарушения. Для многих предприятий непонятно, что нужно делать и как это делать.
1. Сбор данных
Перед прибытием инспектора труда мы составили план действий, первым из которых был запуск сбора данных. Общая узаконенная обязанность заключалась в том, что предприятие должно хранить записи рабочего времени и времени отдыха водителей, по меньшей мере, 365 дней и по каждому дню. Пользователи дигитального тахографа должны не реже, чем каждые через 28 дней, загружать данные с карточки водителя, а через каждые 90 дней – с дигитального тахографа. Также нужно архивировать и другие доказательства, например, листы отдыха, распечатки, справки о ремонте, билеты на судно и бортовые карточки, чеки из отелей, записи вручную и т. д. Данные о рабочем времени и времени отдыха водителя, а также подтверждающие материалы за последние 28 дней должны быть у водителя с собой, чтобы полиция имела возможность проконтролировать их на дороге. Документы старше 28 дней должны архивироваться на предприятии.
Для сбора данных требуются три важных момента:
- Архив систематизированных данных по каждому водителю или транспортному средству (например, полочная система, где у каждого водителя имеется своя ячейка для документов)
- Устройства и программное обеспечение для загрузки данных дигитального тахографа
- Работник, обладающий способностью настаивать на своем, занимающийся сбором данных и запуском системы (для предприятий с большой численностью работников).
Если происходит сбор данных, то существует база для следующего шага. Стоит иметь в виду, что, чем больше собрано данных, тем больше растёт, в общем случае, число нарушений, а также финансовый риск в виде штрафов. Теперь нужно действовать быстро и запустить второй этап – анализ данных. Очень многие транспортные предприятия к дальнейшим шагам не переходят, так как отсутствуют ресурсы, знания и цель.
2. Анализ данных
Цель анализа – свести число нарушений к минимуму. Это является ключевым словом для результативного функционирования системы организации рабочего времени и времени отдыха водителей. Далее деятельность всё более затягивает и требует довольно большого напряжения.
С помощью чего и как проводить анализ? В качестве одного из компонентов производства анализа я всегда использую программу анализа и архивирования TachoScan, поскольку эту же программу используют для обнаружения нарушений Инспекция труда и Эстонская Полиция. Также пресловутая полиция Польши и контрольные органы ещё приблизительно 9 государств. Это программное обеспечение мы приобрели в поднадзорное транспортное предприятие и быстро смогли получить картинку вызвавших большинство проблем нарушений. Мы поняли, на что должны делать больший упор, чтобы избавиться от нарушений в прямом смысле этого слова. Программа может анализировать как данные дигитального тахографа, так и регистрационные листы, которые оцифровываются программой при их сканировании.
Наиболее часто используемые функции TachoScan:
- Календарь преемственности данных – обеспечивает быстрый обзор имеемых данных и отображает дни, данные за которые отсутствуют (напомню о правиле 365 дней)
- Отчёт о нарушениях водителя– перечень нарушений водителями рабочего времени, времени езды и времени отдыха вместе с визуальным графиком дневной и недельной деятельности. При нарушениях всегда показана также продолжительность их действия, а также визуально показано, где произошло нарушение. Также отражается конкретный пункт закона, который был нарушен. Так будет удобно разъяснить водителю суть нарушения и провести инструктаж.
- Бланк объяснения нарушений – о имевшем место нарушении водитель может просто написать объяснительную или обоснование. На бланке имеется визуальный график дня, детальная временная таблица действий, а также продолжительность нарушения и пункт закона, который был нарушен.
- Сводка нарушений водителей – быстрое составление сводки нарушений в области рабочего времени и времени отдыха, по возможности, всех водителей с отображением потенциальных сумм штрафов.
- Составление листов отдыха– простое, осуществляемое всего несколькими щелчками мыши составление листа отдыха.
- Таблицы рабочего времени– они уже имеются в программе.
Программа TachoScan – это мощный инструмент, если его использовать осознанно, однако производство анализа без знания правил рабочего времени и времени отдыха невозможно. Если сбор данных действует, и производится анализ данных, то дальнейшая работа начнёт давать реальный результат.
3. Обратная связь
По прошествии почти года с внедрения системы организации рабочего времени и времени отдыха на данном предприятии мы увидели, что нарушения никуда не исчезли. И всё-таки сбор и анализ данных у нас поставлены хорошо. В течение этого времени мы заметили, что часть руководителей очень ретиво приносили свои данные в архив, а также желали знать, каково состояние с их нарушениями, при этом другие делали это весьма неохотно. Надо было что-то предпринимать.
Мы запустили системную дачу обратной связи. Установили такое правило: каждую неделю проводится, по меньшей мере, с одним руководителем анализ нарушений за период от трёх до шести месяцев. Данная информация должна дойти до всех руководителей. При помощи TachoScan чрезвычайно просто составить, например, рапорт нарушений за три месяца, где указано общее число всех нарушений, а затем все недели визуально расписаны вместе с действиями и нарушениями. Нарушения показаны ясно распознаваемо. При анализе каждого нарушения по отдельности становится ясно, идёт речь о нарушении со стороны водителя, что могло исходить из неправильного использования тахографа, незнания правил, игнорирования правил, или же проблема в организации труда.
Беседа с водителем оказалась самой ценной деятельностью. Мы узнали фактические источники нарушений и сумели предупредить их в будущем. Мы всегда получали очень хорошие советы от водителя и точно увидели, чему водители должны учиться, или что изменить в своей деятельности. И руководство предприятия точно увидело, что частично прежняя организация труда обусловила нарушение правил рабочего времени и времени отдыха, в то время как вины самого водителя в этом не было. Началось отчаянное развитие. Число нарушений сокращалось на глазах. При планировании работы предприятие смогло больше считаться с требованиями рабочего времени и времени отдыха водителей.
4. Исходящая из потребности подготовка
На основании сбора данных, анализа данных и обратной связи водителей мы составили конкретную программу подготовки, где говорили только о тех темах, которые были нужны водителям и предприятию. Хорошо сфокусированная внутренняя подготовка помогает сберечь ресурсы предприятия и наиболее полезна.
Подготовка на предприятии должна быть преемственной. Мы проанализировали действия водителей и отыскали людей, у которых было мало нарушений и которые умели правильно пользоваться тахографами.
Их назначили внутренними обучающими, чтобы предложить помощь другим, которым нужны дополнительные навыки. Часто бывает достаточно консультации в течение нескольких минут и демонстрации коллегой, чтобы в дальнейшем действовать без нарушений. В конечном результате запуска системы мы вдруг обнаружили, что водитель, который считался на предприятии «тёмной лошадкой» и известным нарушителем, не совершил в течение нескольких последних месяцев ни единого нарушения в области рабочего времени и времени отдыха. Мы увидели, как эта информация повлияла на работников, которые почувствовали гордость и были очень мотивированы. И другие увидели, что это возможно. И все знали, что скоро наступит их черёд осуществления очередного долгого анализа и обратной связи.
Готовность и ресурсы
Создание на предприятии результативной системы организации рабочего времени и времени отдыха – это долгосрочный процесс, который зависит от готовности предприятия претворять его в жизнь. Ничего не изменится за одно мгновение. На данном предприятии достижение нужных результатов заняло почти два года, но я верю, что и за полгода уже можно достичь хороших результатов.
Система предполагает наличие готовности и ресурсов:
- к инвестициям– устройства загрузки, программное обеспечение, создание системы
- к развитию работников– занятия, консультации
- к разделению рабочего времени– координирование всей деятельности может занять всё рабочее время одного человека
- к изменению отношения– ведь правила никуда не денутся, скорей контроль будет ужесточён, и возрастёт финансовый риск в виде штрафов, «выполняем правила, но берём по максимуму».
Ametikoolitus OÜ предлагает решения по всем вопросам, связанным с организацией рабочего времени и времени отдыха водителя в транспортном предприятии, независимо от того, в каком состоянии данная область находится на предприятии. Опираясь на свой опыт и используя программу анализа и архивирования TachoScan, мы сможем быстро создать действующую систему организации рабочего времени и времени отдыха. Практические техники и навыки для создания на предприятии системы организации рабочего времени и времени отдыха Вы получите на наших занятиях на данные темы, информацию о которых можно найти в интернете по адресу www.ametikoolitus.ee.
Ametikoolitus OÜ – официальный представитель и преподаватель программы анализа TachoScan и устройств загрузки в Эстонии.
